Organiser, piloter et optimiser son organisme de formation avec Notion et Digiforma

Formation créée le 28/05/2026.
Version du programme : 1

Type de formation

Distanciel

Durée de formation

8 heures (1 jour)

Accessibilité

Oui

Organiser, piloter et optimiser son organisme de formation avec Notion et Digiforma


Cette formation sur-mesure est conçue spécifiquement pour les responsables d'organismes de formation (OF) qui utilisent ou souhaitent utiliser Digiforma comme logiciel de gestion et Notion comme outil de pilotage, de CRM et d'organisation interne. Elle répond à un double enjeu opérationnel : • Gagner un temps significatif sur les tâches d'administration et de suivi formation via Digiforma, en maîtrisant les fonctionnalités clés souvent sous-utilisées ; • Construire un véritable espace de travail centralisé dans Notion pour piloter son activité, gérer ses prospects et clients, et automatiser sa veille.

Objectifs de la formation

  • Créer une session complète dans Digiforma (programme, blocs, modalités de financement, droits formateurs) de manière autonome.
  • Optimiser son tunnel de vente et son tableau de bord Digiforma pour fiabiliser le suivi commercial et garantir la conformité Qualiopi.
  • Construire un CRM OF avec vues filtrées et historique client
  • Concevoir un tableau de bord reliant plusieurs bases de données pour piloter l'activité

Profil des bénéficiaires

Pour qui
  • Dirigeant(e) ou responsable d'organisme de formation
Prérequis
  • Aucun

Contenu de la formation

Digiforma — Reprendre la main sur l'administration - 2H
  • Tour du tableau de bord et paramétrage de base (profil OF, modèles)
  • Créer une session efficacement : blocs de programme, durées, objectifs, prérequis
  • Gestion inter vs intra : différences de paramétrage, financement, convocations
  • Modalités de financement : OPCO, CPF, auto-financement — comment les renseigner
  • Gestion des droits formateurs : accès limité, accès complet, sous-traitants
  • Suivi des participants : feuilles d'émargement, évaluations, attestations
  • Fonctionnalité 'acquis / en cours d'acquisition' et indicateurs conformité Qualiopi
  • Le tunnel de vente : de la demande de contact à la session inscrite
  • Paramétrage du tunnel, statuts personnalisés, relances
  • Liens avec le suivi client
Notion — Fondamentaux & prise en main - 2h
  • Architecture de Notion : workspace, pages, sous-pages, sidebar
  • Les types de blocs : texte, titre, liste, callout, toggle, divider, table de données
  • Raccourcis clavier et commandes slash pour une prise de notes ultra-rapide
  • Création d'une page modèle : compte rendu de réunion OF (client, sujet, actions, délai)
  • Les bases de données : qu'est-ce qu'une BDD dans Notion ?
  • Propriétés : texte, sélection, date, case à cocher, relation, formule
  • Les vues : tableau, liste, galerie, calendrier — choisir la bonne vue
  • Filtres, tris et regroupements
  • Partage et collaboration : liens publics, invitations, niveaux de droits
  • Intégration Google Drive : lier des fichiers existants depuis Notion
Notion — CRM, gestion des formations et relations - 2h
  • Retour sur le travail intersession — correction et optimisation
  • Construire un CRM OF dans Notion
  • Base 'Clients & Prospects' : propriétés essentielles (statut, secteur, OPCO, dernière interaction)
  • Vues filtrées : 'À relancer', 'Clients actifs', 'Pipeline en cours'
  • Ajouter des pages-fiche entreprise avec notes et historique
  • Les relations entre bases de données
  • Relier 'Clients' et 'Actions de formation'
  • Relier 'Formateurs' et 'Missions'
  • Lecture d'une relation : vue depuis la fiche client, vue depuis la session
  • Les agrégations : compter, sommer, calculer des indicateurs métier
  • Construire son tableau de bord OF (vue de synthèse)
  • Pipeline commercial en un coup d'œil
  • Sessions en cours et à venir
  • Indicateurs clés : CA prévisionnel, nb formateurs actifs
Notion avancé + Digiforma — Veille, automatisation et complémentarité des outils - 2h
  • Retour sur le travail intersession — ajustements collectifs
  • Automatisation de la veille dans Notion
  • Intégrer des flux RSS ou sources web via formulaires et pages Notion
  • Utiliser la fonction IA Notion (version payante) : résumés, catégorisation, suggestions
  • Créer une page 'Veille OF' : réglementaire, pédagogique, sectorielle
  • Gestion des sous-traitants formateurs dans Digiforma
  • Utiliser les notes et rappels du tableau de bord Digiforma pour le suivi documentaire
  • Processus annuel : documents à jour, entretien annuel, mise à jour CV
  • Complémentarité Notion / Digiforma
  • Ce qui reste dans Digiforma (gestion des sessions, émargements, conventions)
  • Ce qui vit dans Notion (CRM, pilotage, veille, notes, sous-traitants)
  • Bonnes pratiques : éviter les doublons, choisir la bonne source de vérité
  • Personnalisation finale et questions ouvertes
  • Optimiser son espace Notion selon son activité réelle
  • Ressources pour continuer à progresser en autonomie

Équipe pédagogique

La formation est assurée par Pauline Klein, présidente de La Boîte à Indés, partenaire certifiée Digiforma & praticienne et utilisatrice quotidienne de Notion dans le pilotage d'un réseau de plus de 120 formateurs indépendants.

Suivi de l'exécution et évaluation des résultats

  • Feuilles de présence
  • Auto-positionnement du bénéficiaire sur les objectifs pédagogiques avant la formation afin de personnaliser le contenu pédagogique
  • Auto-positionnement du bénéficiaire sur les objectifs pédagogiques de la formation en fin de formation pour évaluer sa progression
  • Évaluation de l'atteinte des objectifs du bénéficiaire par le formateur en fin de formation
  • Certificat de réalisation de la formation remis en fin de parcours

Ressources techniques et pédagogiques

  • Templates Notion adaptés aux OF, ressources complémentaires

Qualité et satisfaction

Satisfaction stagiaires / nombre de stagiaires

Capacité d'accueil

Entre 1 et 3 apprenants

Délai d'accès

12 jours

Accessibilité

Formation adaptable aux personnes en situation de handicap (contacter l'organisme pour aménagements)